代表の塚原美樹です。
「良い会議ができれば、もっと仕事の生産性が上がるのに!」
と思ったことはないでしょうか?
実は、ファシリテーター役がマインドマップを使いこなせると、非常に良い会議になりますので、今日はそのポイントをお話しますね。
(1) ファシリテーターは「発散 → 収束 → 選択 → 発散 → 対話 → 合意」といった対話の流れを意識して、今、どのフェーズにいるのかをつかみましょう。
(2) 発散の場面では、ファシリテーターは会議のテーマに対して、自由に意見を述べてもらいながら、出てきた意見をホワイトボードのマインドマップにどんどん書きましょう。ミニマインドマップで構いません。色も1色で書きます。
(3) ある程度、出尽くしてきたところで、収束に移ります。ここでは、似たもの同士を同じ色で丸付けしていきます。こうすることで、バラバラだった話がいくつかにまとまってくるでしょう。ファシリテーター一人がまとめるのではなく、全員に確認しながらまとめます。
(4) いくつかに話がまとまったら、どの話を中心に話すかを選択してもらいます。決まったら、別のミニマインドマップでさらに発散しましょう。
(5) ある程度、出尽くしてきたところで、意見の違いがないかを確認しましょう。意見の違いが出てくるのは、クリエイティブなことが起きる良いチャンスです。意見の違いがわかったら、それぞれの意見の持ち主の考えを聞いて、ホワイトボードのマインドマップにどんどん書き加えましょう。
(6)
「自分ばかり話す」「相手を否定する」など、ルール違反をする人がいたら、質問を使って介入していきましょう。否定した言葉そのものをマインドマップに書くなどして、「今、生産的な会議になっていますか?」と場に投げかけたり、話に加われないでいる人に向かって「話しやすい雰囲気になっていますか?」と聞くと良いでしょう。いつでも、このような介入ができるように、「ファシリテーターが介入した際には、会議の参加者はその話を聞かなくてはならない」というルールを設けておくと良いでしょう。
(7) 介入によって、会議が少しクールダウンできたなら、さらに対話を進めてもらい、合意までのフェーズを進めていきます。
マインドマップを使うことで、会議の内容が「見える化」できるのがいいですよね。
ほかにも、マインドマップは様々なことに使えます。
・頭の整理
(書くだけでスッキリ頭の中が整理できます)
・勉強
(マインドマップにまとめると記憶でき、忘れません)
・読書
(読みながら要点を書いておくと、早く読める上に忘れません)
・計画
(1日、1週間、1ヶ月、1年など、さまざまな期間に使えます)
・アイデア発想
(新規事業、実用新案アイデア、様々な企画など、アイデアが溢れ出ます)
(執筆: 塚原 美樹)
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